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【実践】kintoneで業務改善 ルックアップの設定

⇒本日の動画はコチラ⇐

kintoneルックアップとは、指定した条件で、マスタ情報を別アプリにコピーすることにより、引用して、使用できる機能です。
今回は、顧客管理で設定した顧客の情報を、案件管理にコピーすることで、ルックアップの設定や、動きについて、ご紹介します。
まず、始めに、アプリ顧客管理のご説明です。
このアプリでは、顧客名、顧客担当者、電話番号、住所、などの顧客情報を、管理します。
業務上は、顧客情報を管理する、マスタとして、使用します。
続いて、アプリ案件管理のご説明です。
このアプリでは、顧客ごとに日々発生する、案件情報を管理します。
顧客情報については、毎回入力する手間を省くため、アプリ顧客管理から、ルックアップでコピーします。
案件が発生したタイミングで、新規レコードを、登録します。
顧客名を、顧客管理のルックアップから、取得します。
この操作により、顧客情報が、アプリ案件管理に、一括でコピーされます。
では、実際に、ルックアップを設定してみましょう。
アプリ顧客管理には、予め、顧客情報を登録しておきます。
アプリ案件管理のフォームに、ルックアップを設定します。
ルックアップフィールドを設置し、歯車マークをクリックします。
フィールド名に、顧客名、と入力します。
関連付けるアプリ、で、顧客管理を選択、コピー元のフィールドに、顧客管理と案件管理を紐付ける条件、顧客名、を指定します。
ほかのフィールドのコピー、で、部署名、顧客担当者、など、アプリ顧客管理から、コピーしたい顧客情報を、全て指定します。
次に、コピー元のレコードの選択時に表示するフィールド、で、選択時に表示されるフィールドを、指定します。ここでは、顧客名と顧客担当者を、指定することにします。
フォーム保存、アプリ更新で、アプリ案件管理に、顧客名のルックアップが設定できました。
ここで、案件を登録し、ルックアップの設定を確認しましょう。
アプリ案件管理に、新規レコードを追加、顧客名の取得、をクリックします。
すると、ルックアップの設定で指定した、顧客名、顧客担当者が表示されます。
該当の顧客名を選択することにより、それに紐付く顧客情報が、一括でコピーされます。
たとえば、顧客の住所が変更された場合、アプリ顧客管理を更新すれば、それ以降に登録される案件情報には、新しい住所がコピーされることになります。
この機能により、日々発生する、案件情報を、最新の顧客情報で登録することができます。
今回は、kintoneルックアップの設定方法を、ご紹介しました。
いかがでしたか?
簡単な設定で、アプリ間連携を、実感していただけたのではないでしょうか?
社内のIT化、業務改善を検討されているお客様には、kintone無料トライアルがお勧めです。
ご相談も無料ですので、ぜひ、お気軽にお問い合わせください。
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